Kiinteistötiedot kuuluvat kiinteistölle – miksi ne ovat usein hukassa?

Lähdin kirjoittamaan tätä blogia, koska kuulen liian usein turhautuneita kommentteja kiinteistöalan heikosta tiedonkulusta. Kiinteistöalalla on paljon tehtävää, jotta tieto olisi aina siellä, missä sitä tarvitaan. Liian usein ollaan tilanteessa, että kiinteistötiedot ovat jakautuneena eri tahoille ja kokonaiskäsitystä ei ole kenelläkään.

Me Optimalla haluamme parantaa tiedonkulkua. Haluamme tehdä tiedonhallinnasta helppoa ja mahdollistaa, että tieto on oikeiden henkilöiden saatavilla oikeaan aikaan. Haluamme poistaa turhautumista, joka johtuu heikosta tiedonkulusta. Teemme arjen tiedolla johtamisesta sujuvaa.

Data on asiakkaan

Eräs perusajatuksemme on, että asiakas omistaa datan. Meille ei ole ongelma, että asiakas siirtää tietoa toisiin järjestelmiinsä asiakassuhteen jatkuessa tai mahdollisesti päättyessä. Tämä on keskeinen ajatuksemme työssämme järjestelmäkehittäjänä. Tieto kuuluu asiakkaalle ja me mahdollistamme sen tallentamisen ja jakamisen fiksusti tarjoamalla toimivat työkalut.

Kiinteistön tiedot eivät saisi ikinä hävitä päättyneiden palvelusuhteiden, vaihtuvan hallituksen, huoltoyhtiön tai isännöitsijän mukana, vaan tiedon tulee aina säilyä kiinteistön käytössä elinkaarensa ajan. House Optima® -järjestelmä mahdollistaa, että kiinteistön tiedot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla. Uusi hallitus, huoltoyhtiö tai isännöitsijä löytää helposti edeltäjiensä tallentamat tiedot kiinteistötietojärjestelmästä. Tämä tuo omistajalle turvallisuutta ja kustannussäästöjä.

Kiinteistö omistaa kiinteistötiedot

Kiinteistöalalla on paljon vanhentuneita toimintamalleja. Liian usein ollaan hyvin kaukana siitä, mitä nykyaikaisilla tiedonsiirron välineillä voitaisiin toteuttaa. Tiedon oikeanlaisessa säilyttämisessä ja jakamisessa on valtavasti kehitettävää niin yksittäisten kiinteistöjen kuin koko toimialankin osalta. 

Jotkut tahot näkevät vapaan tiedon liikkuvuuden uhkana. Vapaa liikkuvuus estetään, kun ei tarjota avoimia rajapintoja asiakkaiden käyttöön. Kuitenkin kiinteistöt ovat niin arvokasta omaisuutta, että tiedon säilyminen kiinteistön hallinnassa on kriittistä kiinteistön arvon säilyttämisen kannalta. Jos tieto on vajavaista, ei kiinteistöstä pystytä pitämään hyvää huolta. Tällöin on vaikea  tehdä oikeita huoltotoimenpiteitä ja säilyttää arvokas omaisuus hyvässä kunnossa. Jos tietoa pimitetään tai se on hajallaan eri järjestelmissä, kiinteistössä voi tikittää pommi, joka odottaa paljastumistaan. Oikeilla tiedoilla osattaisiin varautua tarvittaviin huoltotoimiin ajoissa. 

Vaatikaa läpinäkyvyyttä!

Ihannetilanne olisi, että jokaisen kiinteistön kaikki olennainen tieto rakennuksen alkumetreiltä tähän päivään olisi helposti löydettävissä ja vieläpä hyvin järjestettynä. Tämä on mahdollista vasta, kun isot toimijat alkavat vaatia alan toimintamalleihin muutosta. Jokainen rakennusvaiheen dokumentti tulisi toimittaa rakennuttajalle ja rakentajan tulisi välittää dokumentaatiot kiinteistölle. Näin saataisiin talteen tiedot siitä, miten rakennusvaiheen asiat on hoidettu. 

Kun heti alussa otetaan mukaan kiinteistön huoltokirja, dataa voidaan helposti kerryttää kiinteistön alkumetreiltä lähtien tietopankkiin, jossa se säilyy. Jos kiinteistön toimijat vaihtuvat, kiinteistötiedot pysyvät edelleen samassa paikassa. Tai jos ei pysy, se tulee saada siirrettyä kohtuullisen helposti toiseen järjestelmään. Tällä hetkellä tiedonsiirto on liian usein hyvin vaikeaa ja tehdään käytännössä käsin. Pystyisimmekö parempaan nyt 2020-luvulla?

Rakennamme sähköisiä prosesseja

Mitä me teemme Optimalla, jotta edistäisimme filosofiaamme datan kuulumisesta asiakkaalle? House Optima® -järjestelmä kehittyy koko ajan toimialan edelläkävijöiden esittämien vaatimusten mukaan. Tarjoamme jo avoimet rajapinnat: Jos asiakas tarvitsee tiedonsiirtoa useiden järjestelmien välillä, se on meille ok. Me emme ole hidastamassa tiedon liikkumista. Päinvastoin, tiedonkulku on meille sydämen asia ja näemme sen kaikkien etuna. House Optima® helpottaa arkea, ei tee siitä vaikeampaa.

Pystymme rajapintojen lisäksi hyödyntämään robotiikkaa. Robotti pystyy hoitamaan osan työtehtävistä ja se voi poistaa tuplatyötä esimerkiksi huolehtimalla tiedonsiirrosta kolmannen osapuolen järjestelmiin. Sähköiset prosessit helpottavat työntekoa erityisesti vähentämällä toistuvaa manuaalista työtä.

Helpompaa kiinteistön johtamista House Optima® -järjestelmällä

House Optima® huoltokirja toimii kiinteistön johtamisen välineenä. Se on loistava työkalu kiinteistön johtamiseen, kun se pidetään ajan tasalla. Huoltoyhtiö tallentaa tehdyt huoltotoimenpiteet, hallitus tallentaa ajantasaiset dokumentit dokumenttipankkiin, osakkeenomistaja ilmoittaa tekemänsä muutostyöt ja niin edelleen. Tavoitteenamme on, että järjestelmä pian myös tuottaa automaattisesti tietoa ja raportteja kiinteistön johtamisen tueksi. Haluamme tehdä kiinteistön johtamisesta helpompaa kaikille kiinteistön sidosryhmille. Tieto kulkekoon aina sinne, missä sitä tarvitaan!

Kysy lisää palveluistamme.

Anniina Sääskilahti, myyntijohtaja Optima Group Oy

Anniina Sääskilahti
Liiketoimintajohtaja
Optima Solutions Oy