Kun tieto johtaa taloyhtiötä

Hana vuotaa, mutta huoltoyhtiöön on vaikea saada yhteyttä? Vuoden takaisen hallituksen kokouksen pöytäkirjasta pitäisi tarkistaa yksityiskohtia, mutta kokousmateriaalit sisältävä mappi on mystisesti kadonnut? Vai oletko kenties se arjen sankari, joka auraa lumet pihoilta silloin kun talvi yllättää suomalaiset, mutta et muista ulkoa kohteen lumenläjityspaikkoja?

Taloyhtiöiden arki on täynnä tilanteita, joissa tieto esittää pääroolia. Tavallisesti tiedetään, kenellä tieto on tai missä se sijaitsee, mutta tietoa ei ole mahdollista saada. Tilanteet tulevat usein yllättäen tai vähintäänkin suunnittelematta. Siinä hetkessä, kun päivystävä huoltoyhtiö kysyy rakennusmateriaaleista, nopeasti saatavilla oleva, oikea tieto säästää sekä aikaa että kustannuksia. Sen sijaan että tieto olisi tietyillä henkilöillä tai kansioissa, se voidaan tallentaa järjestelmään jota kaikki taloyhtiön sidosryhmät käyttävät.

Toimiva järjestelmä selkeyttää hallinnointia ja johtamista. Järjestelmään voidaan sisällyttää kaikki taloyhtiölle oleellinen materiaali: huoltokansio, osakastiedot, piirustukset ja käyttöohjeet. Saunavuorolista tai haravointitalkoiden tiedote – vain mielikuvitus on rajana. Dokumentaatio on avainasemassa myös silloin, kun jokin taho vaihtuu. Uuden huoltoyhtiön, isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan on helppo aloittaa uudessa toimessa silloin, kun kaikki tieto on koottuna kätevästi yhteen paikkaan.

Dokumentoinnin lisäksi tiedonkulku eri tahojen välillä on oleellinen osa taloyhtiöiden toimintaa. Kun taloyhtiö viestii, keinot ovat monet. Puhelimen ja sähköpostin laulamisen tai roskakatos-keskustelujen sijaan myös viestintä voi tapahtua sähköisesti järjestelmässä. Taloyhtiöitä koskevat tiedotteet ja keskustelu voidaan käydä keskitetysti paikassa, jonne kaikki pääsevät silloin, kun itselle sopii. Viestintä on läpinäkyvää ja eri toimijat tietävät, missä mennään.

Taloyhtiön johtamisen ja viestinnän malleja voidaan siis uudistaa, kun saatavilla on reaaliaikaista ja tarkkaa tietoa. Toimialan hitaasta muuttumisesta huolimatta käytäntöjen tulisi kehittyä sitä mukaa, kun tavat viestiä muuttuvat. Järjestelmä kulkee jo nyt mobiilissa mukana takataskussa, mutta tulevaisuudessa käytännöt voivat olla jo täysin toisenlaisia ja ajatus kansioon arkistoiduista pöytäkirjoista vieras. Kun johdat taloyhtiötäsi tiedolla jo nyt, teknologioiden ja järjestelmien kehittyessä myös taloyhtiösi kehittyy ja toiminnallasi on vankka ja luotettava jatkumo.  

IoT:lla tarkoitetaan fyysisten esineiden, palvelujen, ohjelmistojen ja järjestelmien liittämistä yhteen internetin avulla. Kiinteistöissä se voi tarkoittaa esimerkiksi täysin langattomia, etäluettavia vesimittareita tai muun muassa sisäilman lämpöä, kosteutta ja ilmanlaatua mittaavia antureita. Kiinteistöihin liittyvä mitattava data muuttaa elinympäristöjämme vauhdilla älykkäitä ratkaisuja hyödyntäväksi. Tulevaisuuskuvat ennakoivista ja automaattisista, IoT-ratkaisuja hyödyntävistä toiminnoista voivat tuntua lennokkailta, mutta ovat totta arjessamme hyvin todennäköisesti nopeammin kuin uskommekaan.

Anniina Sääskilahti
Toimitusjohtaja
Optima Kiinteistöpalvelut Oy