Sähköinen huoltokirja tiedolla johtamisen tukena

Optiman palveluvalikoiman keskeinen tuote on laadukas sähköinen House Optima® -huoltokirja. Huoltokirjalle määritettävät tehtävät pohjautuvat huolto-ohjelmaan. Siitä muodostuu käytännössä raami kiinteistön huoltamiselle. Huoltokirjaan jää talteen tehtävähistoria, vaikka huoltoyhtiö tai isännöitsijä vaihtuu tai pitkäaikainen hallituksen puheenjohtaja antaa tilaa seuraajalle. Sähköisen huoltokirjan käyttö on ajasta ja paikasta riippumatonta. Riittää, että tarvittaville tahoille on annettu käyttöoikeudet järjestelmään. Toisaalta käyttöoikeudet ja materiaali saadaan pois niiltä, joiden vastuu asioiden hoidosta päättyy.

Ohjelmistot ovat koko ajan isommassa roolissa kaikkialla, missä toimimme. Näin on myös kiinteistöissä. Ohjelmistojen lisäksi monet tekniset laitteet, kuten pumput ja ohjauskeskukset sisältävät elektroniikkaa koko ajan enemmän ja toisaalta elektroniikka tarvitsee ohjelmistoja toimiakseen halutulla tavalla. Tämä kiinteistöjen teknistyminen on johtanut ja johtaa edelleen kiihtyvällä vauhdilla siihen, että kiinteistön ylläpidossa osaaminen ja tieto ovat aina vain suuremmassa roolissa. Tietoa voidaan kerätä aiempaa tarkemmin esimerkiksi olosuhdesensoreilla ja ohjata näin kiinteistöä tiedon avulla mm. energiatehokkuutta tavoitellen.

Kiinteistön sidosryhmien tiedonhallinta ja tiedon jakaminen nousevat tärkeään rooliin kiinteistöjen ollessa teknisesti aiempaa monimutkaisempia. Samalla teknisesti vaativampi osaamistaso johtaa siihen, että kiinteistöissä tarvitaan aiempaa useammin erityisosaamista. Tämän seurauksena kiinteistöä koskeva tieto on vaarassa pirstaloitua vielä nykyistäkin laajemmin, ellei kiinteistön tiedonhallintaan kiinnitetä erityistä huomiota. Uusien kiinteistöjen osalta tiedonhallinta on helpompaa, jos alussa tehdään oikeita valintoja tiedonhallinnan osalta. House Optima® -huoltokirja on kehitetty palvelemaan käyttäjiään niin, että kiinteistön tieto on tallessa keskitetysti ja tätä tietoa saadaan jaettua tarvitsijoille tehokkaasti niin uusien kuin vanhojenkin kiinteistöjen osalta.

Monet kiinteistön tiedonhallintaan kehitetyt järjestelmät eivät sovellu nykyisiin monimuotoisiin tarpeisiin. Nykyinen liiketoimintaympäristö korostaa koko ajan kaikilla toimialoilla enemmän avoimia rajapintoja ja tiedon helppoa liikuteltavuutta. Kiinteistöalalle tämä on uutta ja joissakin järjestelmissä tämä aiheuttaa vieläkin merkittäviä erilliskustannuksia. Optima kannattaa avoimia rajapintoja ja tukee asiakkaitaan löytämään parhaat ratkaisut heidän liiketoiminnan kannalta.

Kun kiinteistöä koskeva tieto on sirpaloitunut eri sidosryhmille, voi tilannekuva kiinteistöstä olla hyvin erilainen talo- tai kiinteistöyhtiön hallituksella, käyttäjillä, kiinteistöhuollolla ja isännöitsijällä tai kiinteistömanagerilla. Ongelmaksi tämä muodostuu esimerkiksi silloin, kun kiinteistön ylläpidon osalta pitää tehdä oikeita päätöksiä ja tilannekuva päätösten pohjaksi on heikko. Heikosta tiedonhallinnasta maksaa lopulta kiinteistön omistaja ja käyttäjä muun muassa väärien päätösten ja tehottoman tiedonkulun myötä. Lopulta tämä tarkoittaa lisäkustannuksia turhasta työstä ja tehottomuudesta.

House Optima® -järjestelmä tukee kaikkien sidosryhmien yhteistä tavoitetta hoitaa asioita tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Optima julkaisee kuluvan vuoden aikana lukuisia uusia palveluita, joilla rikastamme huoltokirjaa edelleen. Huoltokirjasta tulee aiempaa reaaliaikaisempi. Tarjoamme jatkossa uusia näkymiä muun muassa taloteknisiin asioihin. Julkaisemme osana konseptiamme myös uusia laiteratkaisuja, joista kerromme myöhemmissä blogeissamme. Huoltokirjalle saamme jatkossa muun muassa automaatiolaitteista ja erilaisista olosuhdesensoreista dataa.

Optima tarjoaa monipuoliset asiantuntijapalvelut ja kehittyvän ohjelmiston kiinteistön sidosryhmille. Kysy lisää palveluistamme.

Sauli Kiuru
Toimitusjohtaja
Optima Group Oy